ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญต่อทุกธุรกิจ การใช้เครื่องมืออัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ หนึ่งในเทคโนโลยีที่ได้รับความนิยมคือ Robotic Process Automation (RPA) ซึ่งถูกนำมาใช้เพื่อทำงานอัตโนมัติในหลายแผนก หนึ่งในนั้นคือแผนก บัญชี
พนักงาน บัญชี
พนักงานฝ่าย บัญชี เป็นบุคคลที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญในการดำเนินการทางการเงิน เช่น การบันทึกข้อมูลการเงิน การตรวจสอบความถูกต้องของรายการเงิน และการจัดทำรายงานทางการเงิน พนักงานฝ่ายการเงินมีบทบาทสำคัญในการรักษาความถูกต้องและความเป็นไปได้ของกระบวนการทางการเงิน
RPA (Robotic Process Automation)
RPA ย่อมาจาก Robotic Process Automation เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อจำลองการทำงานของพนักงาน บนคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ RPA จะทำหน้าที่ “คลิก” “พิมพ์” และ “ป้อนข้อมูล” แทนพนักงาน ช่วยให้ทำงานซ้ำๆ ได้รวดเร็ว แม่นยำ และประหยัดเวลา
แต่การตัดสินใจว่าควรจ้างพนักงานบัญชีเพิ่มหรือใช้ระบบ RPA นั้น ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง บทความนี้จึงจะมาเปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียของทั้งสองวิธี เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
การจ้างพนักงานบัญชี
ข้อดี
- ความยืดหยุ่น: พนักงานสามารถปรับตัวและจัดการกับงานที่หลากหลายได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานบัญชีสามารถช่วยติดตามรายรับรายจ่าย จัดทำงบการเงิน ตรวจสอบใบเสร็จรับเงิน เตรียมเอกสารสำหรับการเสียภาษี และอื่นๆ
- การวิเคราะห์และตัดสินใจ: พนักงานสามารถวิเคราะห์ข้อมูลและตัดสินใจในสถานการณ์ที่ซับซ้อนได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานบัญชีสามารถวิเคราะห์งบการเงินเพื่อหาจุดอ่อนของธุรกิจ ตัดสินใจเลือกวิธีการลงทุนที่เหมาะสม หรือให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการภาษี
- ทักษะการสื่อสาร: พนักงานสามารถสื่อสารกับลูกค้าและหน่วยงานอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น พนักงานบัญชีสามารถอธิบายรายละเอียดในงบการเงินให้ลูกค้าเข้าใจ ตอบคำถามเกี่ยวกับภาษี หรือประสานงานกับหน่วยงานราชการ
- ความเข้าใจธุรกิจ: พนักงานสามารถเข้าใจภาพรวมของธุรกิจและนำความรู้มาปรับใช้กับงานได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานบัญชีสามารถเข้าใจกลยุทธ์ของธุรกิจและนำเสนอข้อมูลทางการเงินที่สนับสนุนกลยุทธ์นั้น
ข้อเสีย
- ต้นทุน: การจ้างพนักงานมีค่าใช้จ่ายสูง ธุรกิจต้องจ่ายเงินเดือน ค่าสวัสดิการ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- การฝึกอบรม: จำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานให้มีความรู้และทักษะที่จำเป็น ธุรกิจต้องลงทุนในโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน
- ความผิดพลาด: พนักงงานมักมีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด พนักงานบัญชีอาจทำผิดพลาดในการป้อนข้อมูล คำนวณ หรือจัดทำเอกสาร
การใช้ระบบ RPA
ข้อดี
- ความรวดเร็ว: RPA ทำงานได้รวดเร็วและแม่นยำกว่าพนักงาน RPA สามารถทำงานซ้ำๆ ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ โดยไม่ต้องพัก
- ประสิทธิภาพ: RPA ช่วยลดเวลาและต้นทุนในการทำงาน RPA สามารถทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้พนักงานมีเวลามากขึ้นสำหรับงานอื่นๆ
- ความถูกต้อง: RPA ทำงานโดยอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดจากพนักงาน RPA ลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล คำนวณ หรือจัดทำเอกสาร
- การทำงานตลอด 24/7: RPA ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ RPA ช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่ต้องหยุดพัก
ข้อเสีย
- การลงทุนเริ่มต้น: การลงทุนในระบบ RPA มีค่าใช้จ่ายสูง ธุรกิจต้องลงทุนในซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และการฝึกอบรม
- ความยืดหยุ่น: RPA ไม่สามารถปรับตัวกับงานที่หลากหลายได้เหมือนพนักงาน RPA เหมาะสำหรับงานที่ซ้ำๆ และมีขั้นตอนที่ตายตัว
- การวิเคราะห์และตัดสินใจ: RPA ไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลและตัดสินใจในสถานการณ์ที่ซับซ้อนได้ RPA ไม่สามารถแทนที่การวิเคราะห์และตัดสินใจของพนักงาน
คำแนะนำเพิ่มเติม
- ธุรกิจควรศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับระบบ RPA อย่างละเอียดก่อนตัดสินใจลงทุน
- ธุรกิจควรทดสอบระบบ RPA ก่อนใช้งานจริง
- ธุรกิจควรฝึกอบรมพนักงานให้ใช้ระบบ RPA อย่างถูกต้อง
ทั้งการจ้างพนักงานบัญชีและใช้ระบบ RPA ต่างมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกัน การตัดสินใจว่าควรเลือกวิธีไหนนั้น ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ ของธุรกิจ เช่น ประเภทของธุรกิจ ขนาดของธุรกิจ งบประมาณ ทักษะที่มีอยู่ และความต้องการใช้งาน
หากท่านใดสนใจนำระบบ RPA ไปช่วยในการจัดการข้อมูลในองค์กรของท่านไปกับ SO NEXT
ให้ SO NEXT ช่วยลดขั้นตอนในการทำงานของคุณให้กระซับขึ้น และ ง่ายต่อการใช้งานมากขึ้น เพื่อให้คุณประหยัดเวลาและพัฒนาธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง
ให้ SO NEXT ช่วย TRANFORMATION เปลี่ยนเอกสารจาก กระดาษ เปลี่ยนเป็น Digital Files เพื่อง่ายต่อการใช้งาน ค้นหา จัดเก็บ รวมถึงมีความปลอดภัยของข้อมูลและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในองค์กรของคุณ
นอกจากนี้ RPA ยังสามารถทำงานต่างๆนอกเหนือจากงานบัญชีที่กล่าวมาข้างต้น ได้อย่างเช่น
การจองและการจัดการยานพาหนะ: ช่วนในการจองรถ การตรวจสอบความพร้อมของรถ, และการออกใบแจ้งหนี้.
การจัดการภูมิทัศน์และการดูแลรักษา: ช่วยในการวางแผนงานและการจัดสรรทรัพยากร, การติดตามความคืบหน้าของโครงการ, และการจัดการข้อมูลเกี่ยวกับการดูแลรักษาพื้นที่สีเขียว.
การสรรหาและการจ้างงาน: ช่วยในการคัดกรองและการสมัครงาน เช่น การกรอกแบบฟอร์มสมัครงาน, การจัดการการสัมภาษณ์, และการตรวจสอบประวัติ.