มารู้จักกับบริการสแกนเอกสาร (Scanning System Management Service)

มารู้กับบริการสแกนเอกสาร (Scanning System Management Service)

ในปัจจุบันระบบจัดเก็บเอกสารขององค์กรหรือบริษัทนั้นถือว่าเป็นระบบที่สําคัญมาก เพราะเอกสารนั้นจะบรรจุข้อมลูต่างๆ ที่สําคัญขององค์กร ซึ่งหากมีการจัดเก็บไม่ดี หรือจัดเก็บไม่เป็นระเบียบก็จะทําให้เสียเวลาในการค้นหาเอกสารรวมไปถึงอาจจะทําให้เอกสารนั้นสญูหายได้

สําหรับการจัดเก็บเอกสารในองค์กรนั้นจะมีอยู่สองแบบ คือ การจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ และการจัดเก็บเอกสารที่เป็นดิจิทัล โดยในปัจจุบันจะนิยมจัดเก็บเอกสารควบคู่กันระหว่างแบบที่หนึ่งและแบบที่สอง ทั้งนี้เพื่อความปลอดภัยและความรวดเร็วในการค้นหาเอกสารต่างๆ แต่ก็ต้องแลกมาด้วยการเพิ่ม ภาระงานให้กับเจ้าหน้าที่ การเพิ่มค่าใช้จ่ายในส่วนอุปกรณ์สแกนเอกสาร ด้วยข้อด้อยเหล่านี้จึงทําให้เกิด บริการสแกนเอกสารและการบันทึกข้อมลูขึ้นมา เพื่อลดค่าใช้จ่ายในส่วนที่กล่าวมาข้างต้น

การบริการสแกนเอกสารต่างๆ ขององค์กรนั้น SO NEXT มีอุปกรณ์สแกนเอกสารที่มีคุณภาพ พร้อมด้วยพนักงานที่มีทักษะ ความเชี่ยวชาญ และมีประสบการณ์สูง ในการบริหารจัดการปัญหา การสแกนเอกสารสามารถสแกนได้ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็น เอกสารการเงิน การบัญชี ใบประกันสัญญาต่างๆ และวารสารหรือหนังสือสําคัญก็สามารถสแกนเป็นไฟล์ข้อมลูได้เช่นกัน

ข้อดีของการใช้บริการสแกนเอกสาร

  • ลดต้นทุนขององค์กรที่จะต้องจัดซื้อเครื่องสแกนที่มีคุณภาพ ซึ่งเครื่องสแกนที่ทำงานได้ดีและ รวดเร็วนั้นจะมีราคาที่ค่อนข้างสูง
  • ลดภาระงานและโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดของบุคลากรในการนําเอกสารที่เป็นกระดาษมาสแกนเก็บเป็นไฟล์ข้อมูล
  • เพิ่มความรวดเร็วและความปลอดภัยในการสแกนเอกสาร
  • สร้างความปลอดภัยให้กับเอกสารในระหว่างการสแกน เนื่องจากเครื่องสแกนที่มีราคาสูงนั้นจะมีระบบปกป้องกระดาษไม่ให้ขาดหรือเสียหายระหว่างการสแกนเอกสารได้
  • ได้ไฟล์เอกสารที่มีคุณภาพ และชัดกว่าการใช้เครื่องสแกนธรรมดา
  • ลดปัญหาในการหาอุปกรณ์บันทึกข้อมลูที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

จากตัวอย่างของข้อดีในการใช้บริการสแกนเอกสาร ทําให้หลายๆ องค์กรและบริษัทเริ่มหันมาใช้บริการสแกนเอกสารกันมากขึ้น ทีนี้ลองมาเปรียบเทียบการใช้บริการสแกนเอกสารกับการสแกนเอกสารเองในองค์กรว่าแตกต่างกันอย่างไรบ้าง

องค์กรจัดการเอง

  • มีต้นทุนที่เพิ่มขึ้นจากการจัดซื้อเครื่องสแกนที่มีคุณภาพและรวดเร็ว รวมถึงค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงรักษา
  • เอกสารสำคัญอาจเสียหายเนื่องจากเครื่องสแกนอาจ ไม่มีระบบปกป้องเอกสาร
  • เพิ่มภาระงานให้กับพนักงาน อาจทำให้ทำงานในส่วนอื่นไม่ทัน
  • มีค่าใช้จ่ายที่ไม่แน่นอน ทำให้ทำแผนตั้งงบประมาณยาก
  • ต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร

ใช้บริการจาก Outsource

  • ลดต้นทุนในการจัดซื้อเครื่องสแกนที่มีคุณภาพและรวดเร็ว
  • ผู้ให้บริการจะเลือกใช้เครื่องสแกนเอกสารที่มีระบบปกป้องเอกสาร
  • ลดภาระงานของพนักงานในส่วนของการสแกนเอกสาร รวมถึงลดความยุ่งยากในการสรรหาพนักงานในตำแหน่งนี้
  • มีค่าใช้จ่ายที่แน่นอน ช่วยให้ทำแผนตั้งงบเบิกได้ง่าย
  • ประหยัดพื้นที่ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร

จากการเปรียบเทียบบริการสแกนเอกสารจะเห็นว่า การบริการดังกล่าวนี้เข้ามาเป็นตัวช่วยสําคัญให้กับองค์กรในการสแกนและจัดเก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี ซึ่งลูกค้าหรือองค์กรไหนที่สนใจในบริการสแกนเอกสาร สามารถเข้าไปอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.sonext.asia


SO NEXT ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลและเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ครบจบในที่เดียว ❤️

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
📞 Call us: 090-197-8768 , 065-732-5328
📲 Line: @sonext
💻 Website: www.sonext.asia

#SONEXT #SO #SIAMRAJATHANEE #Outsource #Scanning #บริการสแกนเอกสาร