ในปัจจุบันระบบจัดเก็บเอกสารขององค์กรหรือบริษัทนั้นถือว่าเป็นระบบที่สําคัญมาก เพราะเอกสารนั้นจะบรรจุข้อมลูต่างๆ ที่สําคัญขององค์กร ซึ่งหากมีการจัดเก็บไม่ดี หรือจัดเก็บไม่เป็นระเบียบก็จะทําให้เสียเวลาในการค้นหาเอกสารรวมไปถึงอาจจะทําให้เอกสารนั้นสญูหายได้
สําหรับการจัดเก็บเอกสารในองค์กรนั้นจะมีอยู่สองแบบ คือ การจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ และการจัดเก็บเอกสารที่เป็นดิจิทัล โดยในปัจจุบันจะนิยมจัดเก็บเอกสารควบคู่กันระหว่างแบบที่หนึ่งและแบบที่สอง ทั้งนี้เพื่อความปลอดภัยและความรวดเร็วในการค้นหาเอกสารต่างๆ แต่ก็ต้องแลกมาด้วยการเพิ่ม ภาระงานให้กับเจ้าหน้าที่ การเพิ่มค่าใช้จ่ายในส่วนอุปกรณ์สแกนเอกสาร ด้วยข้อด้อยเหล่านี้จึงทําให้เกิด บริการสแกนเอกสารและการบันทึกข้อมลูขึ้นมา เพื่อลดค่าใช้จ่ายในส่วนที่กล่าวมาข้างต้น
การบริการสแกนเอกสารต่างๆ ขององค์กรนั้น SO NEXT มีอุปกรณ์สแกนเอกสารที่มีคุณภาพ พร้อมด้วยพนักงานที่มีทักษะ ความเชี่ยวชาญ และมีประสบการณ์สูง ในการบริหารจัดการปัญหา การสแกนเอกสารสามารถสแกนได้ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็น เอกสารการเงิน การบัญชี ใบประกันสัญญาต่างๆ และวารสารหรือหนังสือสําคัญก็สามารถสแกนเป็นไฟล์ข้อมลูได้เช่นกัน
ข้อดีของการใช้บริการสแกนเอกสาร
- ลดต้นทุนขององค์กรที่จะต้องจัดซื้อเครื่องสแกนที่มีคุณภาพ ซึ่งเครื่องสแกนที่ทำงานได้ดีและ รวดเร็วนั้นจะมีราคาที่ค่อนข้างสูง
- ลดภาระงานและโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดของบุคลากรในการนําเอกสารที่เป็นกระดาษมาสแกนเก็บเป็นไฟล์ข้อมูล
- เพิ่มความรวดเร็วและความปลอดภัยในการสแกนเอกสาร
- สร้างความปลอดภัยให้กับเอกสารในระหว่างการสแกน เนื่องจากเครื่องสแกนที่มีราคาสูงนั้นจะมีระบบปกป้องกระดาษไม่ให้ขาดหรือเสียหายระหว่างการสแกนเอกสารได้
- ได้ไฟล์เอกสารที่มีคุณภาพ และชัดกว่าการใช้เครื่องสแกนธรรมดา
- ลดปัญหาในการหาอุปกรณ์บันทึกข้อมลูที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ
จากตัวอย่างของข้อดีในการใช้บริการสแกนเอกสาร ทําให้หลายๆ องค์กรและบริษัทเริ่มหันมาใช้บริการสแกนเอกสารกันมากขึ้น ทีนี้ลองมาเปรียบเทียบการใช้บริการสแกนเอกสารกับการสแกนเอกสารเองในองค์กรว่าแตกต่างกันอย่างไรบ้าง