ยุคนี้ หันไปทางไหนก็เข้าสู่โลกออนไลน์กันหมดแล้ว จะมานั่งทำงานเอกสารที่เป็นกระดาษก็ดูจุกจิก ว้าวุ่นไม่ทันใจ แถมเปลืองเนื้อที่จัดเก็บเอกสาร พอต้องหาเอกสารที่ก็วุ่นวายไปหมดเพราะข้อมูลทุกอย่างถูกจัดเก็บอยู่ในห้องเก็บเอกสาร เสียเวลารื้อเอกสารที่ต้องการใช้ เอกสารที่มีความ confidence หรือเอกสารสำคัญขององค์กร ก็ไม่ได้รับการจำกัดสิทธิ์ที่เหมาะสม Digidocs จึงมีระบบ Workflow เพื่อเป็นตัวช่วยจัดระบบการทำงานและกำหนดสิทธิ์ให้แต่ละบุคคลสามารถแก้ไขเอกสารแต่ละประเภทได้อย่างเหมาะสม แล้วระบบ Workflow คืออะไรล่ะ
Workflow คือตัวช่วยที่มาจัดการเอกสารรวมไปถึงการอนุมัติเอกสาร การใช้งานเอกสารตามสิทธิ์ต่าง ๆ ช่วยให้การทำงานเอกสารมีความชัดเจน เป็นระเบียบ สามารถติดตามสถานะเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดการทำงานเอกสารให้สะดวกสบายขึ้น
นอกจากนี้ ยังสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องมาจัดการเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารที่มีความสำคัญมากๆ ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ ข้อมูลในเอกสารจะปลอดภัย ไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจะเสียหายแต่อย่างใด
ดังนั้น Workflow จึงเป็นอีกหนึ่งจุดสำคัญที่ช่วยให้การ ย้ายเอกสารจากยุคอะนาล็อกสู่เอกสารยุคดิจิทัลสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น ช่วยลดขั้นตอนกระบวนการจัดการเอกสาร ย้ายเอกสารหนา ๆ มาไว้ใน Cloud ทั้งหมด ทุกคนจะสามารถเข้าถึงและติดตามเอกสารไ่ด้ตลอดเวลาที่ต้องการ ง่ายแค่ปลายนิ้วสัมผัส เพียงมี Account ไว้ใช้งานในองค์กร
นอกจากนี้ ระบบ Workflow ยังมีข้อดีอีกหลายอย่างเลย อาทิ
- เพิ่มความปลอดภัยให้เอกสาร สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารแต่ละประเภทได้
- เดินเอกสารสะดวกขึ้น ปรับระบบการทำงานได้ง่าย ไม่เสียเวลาปริ๊นต์เอกสาร เดินขอลายเซ็นอนุมัติ
- เก็บเอกสารเป็นระบบ จัดการเอกสารง่าย ไม่เสียเวลารื้อค้น
ยุคดิจิทัล 4.0 แบบนี้ คงต้องปรับการทำงานเป็นแบบ ดิจิทัลให้มากขึ้น เพราะการทำงานรูปแบบเดิมอาจไม่ตอบโจทย์ในยุคนี้
SO Next เราก็มี DIGIDOCS ตัวช่วยในการเอกสารให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์ จะแชร์เอกสารให้แผนกอื่นก็ทำได้ จะเซ็นอนุมัติก็ง่าย เพราะเรามี E-Signature หรือจะสร้างแบบฟอร์มต่างๆในออนไลน์ (E-Form) ก็ทำได้เลยในระบบเดียว เป็น Paperless ทำงานเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษอีกต่อไป
ลดต้นทุนการจัดการเอกสาร ไม่ต้องหาห้องเก็บเอกสาร ไม่ต้องปริ๊นต์เอกสาร ไม่ต้องใช้เครื่องมือสำนักงานมาก เพราะเมื่ออยู่ในออนไลน์จะเสียค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียวคือ User ของพนักงานเท่านั้น ค่าบริการของ Digidocs เพียงหลักร้อย จัดการได้ทุกอย่าง ประหยัดทั้งเวลา ประหยัดทั้งต้นทุน ให้เราช่วยคุณทำงานให้ง่ายขึ้น
สอบถามบริการ Digidocs จาก SO Next ได้ที่
โทรศัพท์ : 06-5732-5328
Line: @sonext
Facebook : SO NEXT บริหารจัดการงานข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์