เอกสาร ล้นตู้! ทำไมธุรกิจยุคใหม่ควรเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล

ตู้เอกสารที่เต็ม ห้องเก็บแฟ้มที่ขยายขึ้นทุกปี และพนักงานที่ต้องใช้เวลาค้นหา เอกสาร ล้วนเป็นสัญญาณว่าองค์กรกำลังมี “ต้นทุนข้อมูล” ที่มองไม่เห็น การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลจึงไม่ใช่แค่การลดพื้นที่จัดเก็บ แต่เป็นการปรับวิธีทำงานให้ข้อมูลพร้อมใช้ ปลอดภัย และเชื่อมต่อกับกระบวนการธุรกิจได้ดีขึ้น

• เอกสารกระดาษสร้างต้นทุนมากกว่าค่ากระดาษและตู้เก็บ เพราะรวมถึงเวลาค้นหา งานคีย์ข้อมูลซ้ำ และความล่าช้าในการอนุมัติ
• ไฟล์ภาพจากการสแกนยังไม่ใช่เอกสารดิจิทัลที่พร้อมใช้งาน หากไม่มี OCR ชื่อไฟล์ Metadata และระบบค้นคืนที่เหมาะสม
• ควรเริ่มจากเอกสารที่มีปริมาณมาก ใช้บ่อย มีความสำคัญ หรือผ่านหลายขั้นตอนอนุมัติ
• องค์กรอาจทำเองเมื่อปริมาณงานไม่มากและมีทีมพร้อม แต่บริการสแกนเอกสารและ Data Entry เหมาะกับงานจำนวนมาก งานเร่งด่วน หรืองานที่ต้องควบคุมคุณภาพ
• การแปลงเอกสารจะสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจได้เต็มที่เมื่อข้อมูลถูกนำไปเชื่อมกับ ERP, CRM, HRM ระบบบัญชี หรือ Workflow Automation

ทำไมธุรกิจยุคใหม่ควรเปลี่ยน เอกสาร จากกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล

ธุรกิจควรเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล เพราะเอกสารองค์กรที่ค้นหาและส่งต่อได้รวดเร็วช่วยลดเวลาทำงาน ลดความเสี่ยงจากการสูญหาย และทำให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้จากหลายสถานที่ อย่างไรก็ตาม เป้าหมายไม่ควรหยุดอยู่ที่การลดจำนวนตู้เอกสาร แต่ต้องทำให้ข้อมูลในเอกสารพร้อมนำไปใช้ต่อได้จริง

ปัญหาที่พบได้บ่อยในองค์กรไม่ได้มีเพียง “เอกสารล้นตู้” แต่รวมถึงสถานการณ์ต่อไปนี้

• ไม่ทราบว่าเอกสารฉบับล่าสุดอยู่ที่ใคร
• ใช้เวลาค้นหาแฟ้มหรือเอกสารย้อนหลังนาน
• ถ่ายสำเนาเอกสารชุดเดียวกันเก็บไว้หลายแผนก
• ต้องคีย์ข้อมูลจากกระดาษเข้าสู่ระบบมากกว่าหนึ่งครั้ง
• เอกสารติดอยู่ระหว่างการส่งต่อและการอนุมัติ
• ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเคยเปิด แก้ไข หรือรับเอกสาร
• เข้าถึงข้อมูลได้เฉพาะเมื่ออยู่ในสำนักงาน

สิ่งสำคัญคือต้องแยกให้ออกระหว่าง “ไฟล์สแกน” กับ “เอกสารดิจิทัลที่ใช้งานได้”

ไฟล์สแกนทั่วไปอาจเป็นเพียงภาพของกระดาษ เช่น JPG, TIFF หรือ PDF แบบรูปภาพ หากไม่มีการทำ OCR ผู้ใช้อาจไม่สามารถค้นหาข้อความภายในไฟล์ได้ และหากไม่มีการตั้งชื่อไฟล์ จัดหมวดหมู่ หรือเพิ่ม Metadata ที่เป็นมาตรฐาน การค้นคืนเอกสารจำนวนมากก็ยังคงใช้เวลา

ในทางกลับกัน เอกสารดิจิทัลที่พร้อมใช้งานควรมีองค์ประกอบ เช่น

• ภาพเอกสารที่อ่านได้ชัดเจนและครบทุกหน้า
• ข้อความที่ค้นหาได้จาก OCR
• ชื่อไฟล์และโครงสร้างโฟลเดอร์ที่เป็นมาตรฐาน
• Metadata เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ คู่ค้า หรือหน่วยงานเจ้าของเรื่อง
• การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงตามบทบาท
• ระบบสำรองข้อมูลและประวัติการดำเนินการ
• ความสามารถในการเชื่อมกับระบบงานอื่น

สำหรับเอกสารที่ต้องเก็บระยะยาว องค์กรอาจพิจารณารูปแบบ PDF/A ตามวัตถุประสงค์การเก็บรักษา โดย Library of Congress อธิบายว่า PDF/A เป็นมาตรฐาน ISO สำหรับการเก็บรักษาเอกสารดิจิทัลระยะยาว อย่างไรก็ตาม รูปแบบไฟล์ควรถูกเลือกตามประเภทเอกสาร วิธีใช้งาน และข้อกำหนดของหน่วยงาน ไม่ควรใช้รูปแบบเดียวกับเอกสารทุกประเภทโดยอัตโนมัติ

การสแกนทำให้กระดาษกลายเป็นไฟล์ แต่การทำ Digitalization ทำให้ข้อมูลในเอกสารกลายเป็นทรัพยากรที่ค้นหา ควบคุม และนำไปใช้ต่อได้ แนวทาง Digitalization ของ SO NEXT เปลี่ยนเอกสารองค์กรเป็นดิจิทัล เชื่อมกระบวนการให้ค้นหาและใช้งานง่ายขึ้น 

เอกสาร กระดาษสร้างต้นทุนและความเสี่ยงให้องค์กรอย่างไร

เอกสารกระดาษสร้างทั้งต้นทุนโดยตรง ต้นทุนแฝง และความเสี่ยงในการดำเนินงาน ต้นทุนที่สำคัญจึงไม่ใช่เพียงค่ากระดาษหรือค่าตู้เอกสาร แต่รวมถึงเวลาของบุคลากร ความล่าช้าของกระบวนการ และความเสียหายเมื่อข้อมูลสำคัญสูญหายหรือถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ต้นทุนพื้นที่และการจัดเก็บ

องค์กรที่มีเอกสารเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องอาจต้องรับภาระค่าใช้จ่ายจากตู้เก็บแฟ้ม ห้องเอกสาร ชั้นวาง กล่อง กระดาษ หมึกพิมพ์ และการขนย้าย นอกจากนี้ยังต้องใช้บุคลากรในการรับเอกสาร แยกประเภท เข้าแฟ้ม จัดเก็บ ยืมคืน และทำลายเมื่อครบกำหนด

พื้นที่สำนักงานที่ใช้เก็บเอกสารก็มีต้นทุนค่าเช่าหรือค่าเสียโอกาส หากลดปริมาณเอกสารกระดาษได้ พื้นที่ดังกล่าวอาจถูกนำไปใช้เป็นพื้นที่ทำงาน ห้องประชุม หรือพื้นที่สำหรับกิจกรรมที่สร้างคุณค่ามากกว่า

เวลาที่เสียไปกับการค้นหาและส่งต่อ

ผลสำรวจ APQC จากพนักงาน Knowledge Workers 982 คน พบว่าเสียเวลาเฉลี่ย 2.8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการค้นหาหรือร้องขอข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงาน

เอกสารหนึ่งชุดอาจเดินทางผ่านหลายฝ่าย ตั้งแต่ธุรการ ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี ผู้อนุมัติ ไปจนถึงฝ่ายจัดเก็บ เมื่อไม่มีระบบติดตามที่ชัดเจน พนักงานต้องโทรศัพท์ ส่งอีเมล หรือเดินตามหาเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอนไหน

หากแต่ละฝ่ายต้องคีย์ข้อมูลจากเอกสารชุดเดิมเข้าสู่ระบบของตนเอง ปัญหาจะขยายจากงานซ้ำไปสู่ความคลาดเคลื่อนของข้อมูล เช่น ชื่อคู่ค้า เลขที่ใบแจ้งหนี้ หรือยอดเงินไม่ตรงกัน

ต้นทุนแฝงของเอกสารกระดาษมักเกิดจากเวลารอ เวลาค้นหา และการทำงานซ้ำ มากกว่าต้นทุนของกระดาษเพียงอย่างเดียว

ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมาย

เอกสารกระดาษอาจสูญหาย ชำรุด ถูกถ่ายสำเนา หรือถูกเปิดอ่านโดยผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ได้ หากไม่มีระบบยืมคืน การควบคุมพื้นที่จัดเก็บ และระยะเวลาการเก็บรักษาที่ชัดเจน องค์กรอาจไม่ทราบด้วยซ้ำว่าเอกสารสำคัญหายไปเมื่อใด

ความเสี่ยงยิ่งสูงขึ้นเมื่อเอกสารมีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น สำเนาบัตรประชาชน แฟ้มพนักงาน ประวัติสุขภาพ ข้อมูลการเงิน หรือแบบฟอร์มลูกค้า ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ผู้ควบคุมข้อมูลมีหน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม และมีระบบลบหรือทำลายข้อมูลเมื่อพ้นระยะเวลาที่จำเป็นภายใต้เงื่อนไขของกฎหมาย สามารถศึกษาหลักการได้จาก พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

มาตรการรักษาความปลอดภัยควรครอบคลุมทั้งด้านการบริหารจัดการ ด้านเทคนิค และด้านกายภาพ โดยพิจารณาตามระดับความเสี่ยงของข้อมูลและการประมวลผล ตาม ประกาศเรื่องมาตรฐานขั้นต่ำของมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยข้อมูลส่วนบุคคล

ดังนั้น การเปลี่ยนเป็นดิจิทัลไม่ได้ทำให้เอกสารปลอดภัยโดยอัตโนมัติ องค์กรยังต้องกำหนดสิทธิ์เข้าถึง ระยะเวลาการเก็บ การสำรองข้อมูล และวิธีทำลายข้อมูลอย่างเป็นระบบ

การแปลง เอกสาร เป็นดิจิทัลช่วยธุรกิจด้านใดบ้าง

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลช่วยให้องค์กรค้นหา ส่งต่อ และควบคุมข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังเป็นพื้นฐานสำหรับการลดงานซ้ำ เชื่อมระบบธุรกิจ และสร้างกระบวนการอัตโนมัติ

ค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้เร็วขึ้น

เมื่อเอกสารมีชื่อไฟล์ โครงสร้างการจัดเก็บ และ Metadata ที่สอดคล้องกัน ผู้ใช้งานสามารถค้นหาด้วยเลขที่เอกสาร ชื่อลูกค้า วันที่ ประเภทเอกสาร หรือคำสำคัญได้ โดยไม่ต้องเปิดแฟ้มทีละชุด

OCR ยังช่วยแปลงข้อความในภาพให้ระบบค้นหาได้ ส่วน Data Entry ช่วยดึงข้อมูลสำคัญให้อยู่ในช่องข้อมูลที่กำหนด เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ ยอดเงิน หรือรหัสพนักงาน ทำให้ค้นหาและนำข้อมูลไปใช้ต่อได้สะดวกกว่าไฟล์ภาพเพียงอย่างเดียว

ลดงานซ้ำและเชื่อมต่อ Workflow Automation

เมื่อข้อมูลจากเอกสารถูกแปลงเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง องค์กรสามารถส่งข้อมูลไปยัง ERP, CRM, HRM ระบบบัญชี หรือระบบบริหารเอกสารได้ โดยลดการคีย์ข้อมูลชุดเดิมซ้ำหลายรอบ

ตัวอย่างเช่น กระบวนการรับใบแจ้งหนี้อาจประกอบด้วยการรับเอกสาร สแกน ทำ OCR ตรวจสอบข้อมูล จับคู่กับใบสั่งซื้อ ส่งอนุมัติ และบันทึกเข้าสู่ระบบบัญชี หากแต่ละขั้นตอนเชื่อมต่อกัน สถานะงานจะติดตามได้ง่ายขึ้น และผู้อนุมัติไม่จำเป็นต้องรอแฟ้มกระดาษเดินทางมาถึงโต๊ะ

คุณค่าของเอกสารดิจิทัลไม่ได้อยู่ที่จำนวนไฟล์ที่สแกนสำเร็จ แต่อยู่ที่ข้อมูลถูกนำไปลดขั้นตอนและทำให้กระบวนการธุรกิจเดินหน้าได้เร็วขึ้นหรือไม่

ควบคุมสิทธิ์และตรวจสอบย้อนหลังได้

ระบบจัดการเอกสารสามารถกำหนดสิทธิ์ตามแผนก บทบาท ประเภทเอกสาร หรือระดับความลับ เช่น ให้ HR เข้าถึงแฟ้มพนักงานเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้อง หรือให้ผู้อนุมัติดูเอกสารได้แต่ไม่สามารถลบต้นฉบับ

หากระบบรองรับประวัติการใช้งาน องค์กรยังสามารถตรวจสอบได้ว่าใครเปิด ดาวน์โหลด แก้ไข หรืออนุมัติเอกสารเมื่อใด ซึ่งช่วยด้านการควบคุมภายในและการตรวจสอบย้อนหลัง

รองรับการทำงานจากหลายสถานที่

เอกสารดิจิทัลที่จัดเก็บในระบบซึ่งมีการควบคุมสิทธิ์อย่างเหมาะสมช่วยให้ทีมงานหลายสาขาหรือผู้ปฏิบัติงานนอกสำนักงานเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ โดยไม่ต้องส่งเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาผ่านหลายช่องทาง

ประโยชน์นี้ไม่ได้จำกัดเฉพาะการทำงานจากที่บ้าน แต่รวมถึงการประสานงานระหว่างสำนักงานใหญ่ สาขา คลังสินค้า โรงงาน และผู้ให้บริการภายนอกด้วย

เอกสาร ประเภทใดควรเริ่มแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลก่อน

องค์กรไม่จำเป็นต้องสแกนเอกสารทั้งหมดพร้อมกัน ควรเริ่มจากกลุ่มที่มีปริมาณมาก ใช้งานบ่อย มีความสำคัญสูง หรือเป็นคอขวดของกระบวนการ เพื่อให้เห็นผลลัพธ์ทางธุรกิจได้เร็วและควบคุมโครงการได้ง่ายกว่า

เอกสาร ที่ใช้งานบ่อยและมีปริมาณมาก

เอกสารที่ถูกค้นหา เปิดใช้ หรือบันทึกข้อมูลเป็นประจำมักสร้างผลลัพธ์ได้ชัดเมื่อเปลี่ยนเป็นดิจิทัล ตัวอย่างเช่น

• ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน
• ใบสั่งซื้อและใบส่งสินค้า
• แบบฟอร์มสมัครหรือแบบฟอร์มลูกค้า
• เอกสารบัญชีและเอกสารประกอบรายการ
• แบบฟอร์มการปฏิบัติงานประจำวัน
• เอกสารรับเข้าและจดหมายขององค์กร

การเริ่มจากเอกสารกลุ่มนี้ช่วยลดภาระงานประจำ และเปิดโอกาสให้ใช้ OCR หรือ Data Entry เพื่อส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบได้โดยตรง

เอกสาร สำคัญที่มีความเสี่ยงสูญหาย

เอกสารสัญญา เอกสารสิทธิ์ เอกสารรับรอง แฟ้มพนักงาน หรือเอกสารควบคุมคุณภาพอาจไม่ได้ถูกเปิดใช้ทุกวัน แต่มีผลกระทบสูงหากสูญหายหรือค้นไม่พบ

สำหรับเอกสารประเภทนี้ ควรกำหนดมาตรฐานคุณภาพการสแกน การตรวจจำนวนหน้า การตั้งชื่อไฟล์ การกำหนดสิทธิ์ และการสำรองข้อมูลให้ชัดเจน รวมถึงตรวจสอบข้อกำหนดว่าต้องเก็บต้นฉบับกระดาษไว้หรือไม่

เอกสาร ที่ต้องส่งต่อหรืออนุมัติหลายฝ่าย

เอกสารที่มีหลายจุดส่งต่อมักเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการเริ่มต้น เพราะสามารถพัฒนาจากการสแกนไปสู่ Digital Workflow ได้ ตัวอย่างเช่น

• ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ
• ใบแจ้งหนี้รออนุมัติ
• สัญญาที่ต้องผ่านฝ่ายกฎหมายและผู้มีอำนาจลงนาม
• คำขอลาและเอกสาร HR
• เอกสารเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม
• เอกสารควบคุมคุณภาพที่ต้องทบทวนหลายระดับ

หลักคิดที่ใช้ได้ง่ายคือจัดลำดับจาก ปริมาณ × ความถี่ × ความสำคัญ × ความเสี่ยง แล้วเลือกโครงการนำร่องที่มีขอบเขตชัดเจนก่อนขยายไปยังเอกสารประเภทอื่น

ควรทำเองหรือใช้บริการสแกน เอกสาร และ Data Entry

การตัดสินใจทำเองหรือใช้บริการภายนอกควรพิจารณาจากปริมาณเอกสาร ความพร้อมของทีม ระยะเวลา ความลับของข้อมูล และระดับคุณภาพที่ต้องการ ไม่ควรเปรียบเทียบเฉพาะราคาสแกนต่อหน้า เพราะกระบวนการเตรียมเอกสาร ตรวจสอบ และนำข้อมูลเข้าระบบมีผลต่อต้นทุนรวมเช่นกัน

กรณีที่องค์กรสามารถดำเนินการเองได้

การสแกนและจัดทำข้อมูลภายในองค์กรอาจเหมาะเมื่อ

• ปริมาณเอกสารไม่มากหรือเพิ่มขึ้นในระดับที่ทีมรับมือได้
• มีบุคลากร อุปกรณ์ และพื้นที่ทำงานพร้อม
• เอกสารมีรูปแบบค่อนข้างสม่ำเสมอ
• ไม่ต้องเร่งแปลงเอกสารย้อนหลังจำนวนมาก
• องค์กรมีมาตรฐานการตั้งชื่อไฟล์และตรวจสอบคุณภาพอยู่แล้ว
• เอกสารมีข้อจำกัดด้านการนำออกนอกพื้นที่

อย่างไรก็ตาม ต้องนับต้นทุนเวลาของพนักงาน การเตรียมเอกสาร การแกะลวดเย็บ การเรียงหน้า การตรวจความชัด และการนำเอกสารกลับเข้าแฟ้มด้วย ไม่ใช่นับเฉพาะเวลาที่เครื่องสแกนทำงาน

กรณีที่การใช้ผู้ให้บริการเหมาะกว่า

บริการสแกนเอกสารและ Data Entry อาจเหมาะกับองค์กรที่มีเอกสารย้อนหลังจำนวนมาก ต้องทำโครงการให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด หรือมีข้อมูลที่ต้องจัดหมวดหมู่และคีย์เข้าสู่ระบบ

ผู้ให้บริการยังเหมาะกับงานที่ต้องมีกระบวนการหลายขั้นตอน เช่น รับและลงทะเบียนเอกสาร เตรียมเอกสาร สแกน ทำ OCR คีย์ข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้อง ส่งมอบไฟล์ และจัดการเอกสารต้นฉบับตามคำสั่งขององค์กร ผู้ให้บริการอย่างSO NEXT ช่วยออกแบบเวิร์กโฟลว์ให้เอกสาร ข้อมูล และระบบงานเชื่อมต่อกันอย่างเป็นขั้นตอน

ก่อนส่งเอกสารออกนอกองค์กร ควรพิจารณาฐานทางกฎหมาย ข้อตกลงเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูล มาตรการรักษาความลับ และวิธีควบคุมการรับส่งเอกสารด้วย

เกณฑ์เลือกผู้ให้บริการที่องค์กรควรตรวจสอบ

เกณฑ์ที่ควรสอบถามและบันทึกไว้ในขอบเขตงาน ได้แก่

1. ขั้นตอนรับส่งเอกสาร มีการนับจำนวน บันทึกการส่งมอบ และติดตามสถานะเอกสารหรือไม่
2. มาตรฐานคุณภาพ ตรวจความครบถ้วน ความชัด การเรียงหน้า และข้อมูลที่คีย์อย่างไร
3. รูปแบบไฟล์และข้อมูลส่งมอบ ต้องการ PDF แบบค้นหาได้ ไฟล์ภาพ Metadata หรือข้อมูลสำหรับนำเข้าระบบใด
4. มาตรการรักษาความปลอดภัย ใครเข้าถึงเอกสารได้ เก็บไฟล์ไว้ที่ใด ส่งข้อมูลด้วยวิธีใด และลบข้อมูลเมื่อใด
5. SLA และการจัดการข้อผิดพลาด ระยะเวลาส่งมอบ วิธีแก้ไขงาน และวิธีรายงานปัญหาต้องตกลงตามขอบเขตโครงการจริง
6. การตรวจสอบย้อนหลัง สามารถตรวจสอบสถานะเอกสาร ผู้ปฏิบัติงาน และประวัติการส่งมอบได้หรือไม่
7. การรองรับข้อกำหนดทางกฎหมาย ต้องประเมิน PDPA ระยะเวลาเก็บรักษา และกฎหมายเฉพาะของเอกสารแต่ละประเภท

องค์กรไม่ควรทำลายต้นฉบับทันทีเพียงเพราะสแกนเสร็จ เนื่องจากสถานะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นอยู่กับวิธีการแปลง ความถูกต้องครบถ้วน การเข้าถึงข้อมูล และข้อกำหนดเฉพาะของเอกสารนั้น พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์กำหนดหลักเกี่ยวกับการนำเสนอและเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในมาตรา 10 และมาตรา 12 ซึ่งองค์กรควรตรวจสอบร่วมกับกฎหมายด้านภาษี บัญชี แรงงาน หรือกฎหมายเฉพาะอุตสาหกรรมก่อนดำเนินการ สามารถอ่านรายละเอียดได้จาก พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์

สำหรับองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนจากแฟ้มกระดาษไปสู่กระบวนการที่ใช้ข้อมูลได้จริง SO NEXT ช่วยออกแบบและบริหารกระบวนการทำงานผ่านบริการ BPO, Data Entry และ Workflow Automation เพื่อเชื่อมคน กระบวนการ และข้อมูลให้ทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ

FAQ