จ้างสแกนเอกสาร จำนวนมาก เริ่มวางแผนอย่างไร

เอกสารสะสมหลายปีไม่ควรเริ่มจัดการด้วยการนำทุกอย่างเข้าเครื่องสแกนทันที บทความนี้สรุปขั้นตอนประเมินปริมาณ กำหนดผลลัพธ์ ทำ Pilot ควบคุมคุณภาพ และเลือกผู้ให้บริการสำหรับโครงการสแกนเอกสารระดับองค์กร

จ้างสแกนเอกสาร สะสมหลายปีควรเริ่มต้นอย่างไร

องค์กรควรเริ่มจากการกำหนดเป้าหมาย สำรวจตัวอย่างเอกสาร และทดลองทำงานในวงจำกัดก่อนอนุมัติโครงการทั้งหมด วิธีนี้จะช่วยให้ประมาณปริมาณ งบประมาณ ระยะเวลา และความเสี่ยงได้ใกล้เคียงความเป็นจริงมากขึ้น

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

ควรตอบให้ได้ว่าเหตุใดองค์กรจึงต้อง จ้างสแกนเอกสาร เช่น

• • ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร
  • ค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้น
  • รองรับการทำงานจากหลายสถานที่
  • จ้างสแกนเอกสาร เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในระบบ ERP, CRM หรือ Workflow
  • เตรียมเอกสารสำหรับ Audit
  • ลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหายหรือเสื่อมสภาพ
  • รองรับนโยบาย Paperless Office

วัตถุประสงค์ที่ต่างกันจะนำไปสู่สเปกต่างกัน ตัวอย่างเช่น หากต้องการเปิดดูย้อนหลัง อาจใช้ไฟล์ PDF พร้อมข้อมูลดัชนีพื้นฐาน แต่หากต้องการนำข้อมูลในใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบบัญชี อาจต้องเพิ่ม OCR, Data Capture และการตรวจสอบข้อมูล

2. จ้างแสกนเอกสาร ต้องสำรวจและจัดกลุ่มเอกสารด้วย

อย่านับเฉพาะจำนวนกล่อง ควรสำรวจว่าในแต่ละกล่องมีเอกสารประเภทใด ขนาดใด สภาพเป็นอย่างไร และมีข้อมูลสำคัญระดับใด

กลุ่มที่ควรแยกออกจากกัน ได้แก่

• • เอกสารทั่วไปขนาด A4
  • เอกสารสองหน้า
  • แบบฟอร์มที่มีสี ตราประทับ หรือลายมือ
  • เอกสารบาง ฉีกขาด หรือเสื่อมสภาพ
  • สมุดหรือเอกสารเข้าเล่ม
  • แบบแปลนและเอกสารขนาดใหญ่
  • เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลลับ
  • เอกสารที่ต้องคืนเข้าแฟ้มตามลำดับเดิม

การจัดกลุ่มช่วยให้เลือกอุปกรณ์ วิธีเตรียมเอกสาร และเกณฑ์ตรวจรับได้เหมาะสม แทนการใช้สเปกเดียวกับเอกสารทุกประเภท

3. ประเมินปริมาณจากตัวอย่างจริง

ควรสุ่มกล่องหรือแฟ้มจากหลายช่วงปีและหลายหน่วยงาน แล้วนับจำนวนแฟ้ม จำนวนเอกสาร และจำนวนหน้าจริง เพื่อสร้างค่าเฉลี่ยสำหรับการประมาณทั้งโครงการ

สูตรเบื้องต้นที่ใช้วางแผนได้คือ:

จำนวนหน้าโดยประมาณ = จำนวนหน่วยจัดเก็บ × จำนวนเอกสารเฉลี่ยต่อหน่วย × จำนวนหน้าเฉลี่ยต่อเอกสาร

อย่างไรก็ตาม ต้องแยกเวลาสำหรับการเตรียมเอกสาร การทำดัชนี การตรวจคุณภาพ และการประกอบแฟ้มกลับด้วย เพราะงานเหล่านี้อาจใช้เวลามากกว่าการสแกน

4. กำหนดผลลัพธ์และ Metadata

องค์กรต้องระบุให้ชัดว่า เมื่อจบโครงการแล้วต้องได้รับอะไรบ้าง เช่น

• • ไฟล์ PDF, PDF/A, TIFF, JPEG หรือไฟล์ประเภทอื่น
  • ไฟล์แยกตามเอกสาร แฟ้ม หรือกล่อง
  • ไฟล์ที่ค้นหาข้อความได้
  • ข้อมูลดัชนีใน Excel, CSV หรือฐานข้อมูล
  • โครงสร้าง Folder
  • รูปแบบการตั้งชื่อไฟล์
  • รายงานจำนวนงานและรายการผิดพลาด
  • การนำไฟล์เข้าสู่ DMS หรือระบบธุรกิจ

การ จ้างสแกนเอกสาร Metadata ที่ดีควรอ้างอิงจากวิธีค้นหาจริง เช่น เลขที่สัญญา รหัสลูกค้า เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ ประเภทเอกสาร หรือหน่วยงานเจ้าของเรื่อง ไม่ควรสร้างช่องข้อมูลมากเกินความจำเป็น เพราะทุกช่องหมายถึงเวลาและต้นทุนในการบันทึกและตรวจสอบ

5. ทำ Pilot ก่อนเริ่มโครงการ จ้างสแกนเอกสาร เต็มรูปแบบ

Pilot คือการนำเอกสารตัวอย่างมาทดลองครบทั้งกระบวนการ ตั้งแต่รับเอกสารจนถึงตรวจรับไฟล์ ควรเลือกตัวอย่างที่มีทั้งเอกสารปกติและเอกสารที่จัดการยาก

ผลจาก Pilot จะช่วยตอบคำถามสำคัญ เช่น

• • ความละเอียดที่เลือกอ่านรายละเอียดได้เพียงพอหรือไม่
  • OCR อ่านภาษาและรูปแบบเอกสารได้เหมาะสมเพียงใด
  • Metadata ที่กำหนดช่วยให้ค้นหาได้จริงหรือไม่
  • ใช้เวลาเตรียมเอกสารต่อกล่องเท่าใด
  • การตั้งชื่อไฟล์เกิดความซ้ำซ้อนหรือไม่
  • ผู้ใช้งานเปิดไฟล์และนำเข้าระบบปลายทางได้หรือไม่

ข้อสรุปสำคัญ: Pilot ที่ดีไม่ใช่การสแกนตัวอย่างให้ดูสวย แต่เป็นการทดสอบทุกขั้นตอนและทุกเงื่อนไขที่ต้องใช้ตรวจรับงานจริง

6. ออกแบบ Workflow และ Chain of Custody

จ้างสแกนเอกสาร ควรกำหนดจุดรับส่งเอกสาร ผู้รับผิดชอบในแต่ละสถานะ และวิธีติดตามว่าเอกสารชุดใดอยู่ที่ใคร ตั้งแต่ต้นทางจนถึงส่งคืน

ตัวอย่างสถานะ ได้แก่ รับเข้าพื้นที่ คัดแยก เตรียมเอกสาร รอสแกน สแกนแล้ว รอตรวจคุณภาพ รอแก้ไข พร้อมนำเข้าระบบ และส่งคืนแล้ว การติด Barcode หรือ Batch ID จะช่วยลดความสับสนเมื่อมีเอกสารจำนวนมากเคลื่อนผ่านหลายจุด

7. กำหนดเกณฑ์ตรวจรับงาน

เกณฑ์ตรวจรับควรวัดได้และตกลงก่อนเริ่มงาน เช่น

• • เอกสารครบทุกหน้า
  • ไม่มีหน้ากลับหัว เอียง หรือผิดลำดับ
  • ข้อความและรายละเอียดสำคัญอ่านได้
  • ไฟล์เปิดได้และไม่มีความเสียหาย
  • ชื่อไฟล์และ Metadata ตรงกับต้นฉบับ
  • OCR และข้อมูลที่บันทึกผ่านเกณฑ์ที่ตกลง
  • ไฟล์ถูกนำเข้าระบบปลายทางได้สำเร็จ
  • มีขั้นตอนแก้ไขงานที่ไม่ผ่านเกณฑ์

ไม่ควรระบุเพียงว่า “งานต้องถูกต้อง 100%” โดยไม่มีวิธีวัด ควรกำหนดหน่วยตรวจ ตัวอย่างที่ใช้สุ่มตรวจ ระดับข้อผิดพลาด และกระบวนการแก้ไขให้ชัดเจน

8. วางแผนจัดการต้นฉบับหลังสแกน

ก่อนเริ่มงานต้องระบุว่าเอกสารต้นฉบับแต่ละกลุ่มจะถูกส่งคืน เก็บต่อ ย้ายคลัง หรือเข้าสู่กระบวนการทำลายอย่างปลอดภัย

ไม่ควรทำลายเอกสารทันทีหลังสแกนเสร็จ ควรผ่านการตรวจรับไฟล์ สำรองข้อมูล ตรวจสอบข้อกำหนดการเก็บรักษา และได้รับอนุมัติจากเจ้าของเอกสารหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องก่อน

จ้างสแกนเอกสาร Onsite หรือ Offsite แบบไหนเหมาะกว่า

Onsite เหมาะกับเอกสารที่ห้ามนำออกจากพื้นที่หรือจำเป็นต้องเรียกใช้ระหว่างโครงการ ส่วน Offsite เหมาะกับงานที่สามารถส่งมอบเป็น Batch และต้องการใช้พื้นที่ บุคลากร และอุปกรณ์ของผู้ให้บริการ

ประเด็น	Onsite	Offsite
การขนย้ายเอกสาร	เอกสารอยู่ในองค์กร	ต้องมีขั้นตอนรับส่ง
พื้นที่ทำงาน	องค์กรต้องจัดพื้นที่	ใช้พื้นที่ของผู้ให้บริการ
การเรียกใช้ต้นฉบับ	ทำได้สะดวกกว่า	ต้องกำหนดขั้นตอนขอคืน
การควบคุมหน้างาน	องค์กรกำกับได้ใกล้ชิด	ควบคุมผ่านรายงานและ Chain of Custody
อุปกรณ์และสภาพแวดล้อม	อาจมีข้อจำกัดของสถานที่	มักจัดสภาพแวดล้อมเฉพาะได้ง่ายกว่า
ความเหมาะสม	เอกสารลับหรือห้ามเคลื่อนย้าย	โครงการปริมาณมากที่แบ่งส่งเป็นชุดได้

องค์กรอาจใช้รูปแบบผสม เช่น สแกนเอกสารลับ Onsite และส่งเอกสารทั่วไปไปดำเนินการ Offsite ทั้งนี้ หน้า บริการสแกนเอกสารของ SO NEXT ระบุว่ารองรับทั้งสองรูปแบบ รวมถึงการใช้ OCR, DMS และการติดตามงานตามกระบวนการที่กำหนด

จ้างสแกนเอกสาร จะควบคุมคุณภาพงานได้อย่างไร

การควบคุมคุณภาพควรทำหลายชั้น ตั้งแต่ตรวจสภาพต้นฉบับ ตรวจไฟล์ภาพ ไปจนถึงตรวจ Metadata และผลการนำเข้าระบบ การสุ่มดูเฉพาะไฟล์สวยบางรายการไม่เพียงพอสำหรับโครงการที่มีเอกสารจำนวนมาก

กรอบตรวจสอบที่ควรกำหนด ได้แก่:

1. 1. Document Preparation QC — ตรวจลวดเย็บ กระดาษซ้อน และลำดับหน้า
   2. Image QC — ตรวจความชัด ความเอียง หน้ากลับหัว ขอบขาด และหน้าหาย
   3. Index QC — ตรวจชื่อไฟล์และข้อมูล Metadata เทียบกับต้นฉบับ
   4. OCR/Data QC — ตรวจข้อความหรือข้อมูลสำคัญตามเกณฑ์ที่กำหนด
   5. Import QC — ตรวจว่าไฟล์และ Metadata เข้าระบบปลายทางครบถ้วน
   6. Final Reconciliation — กระทบยอดจำนวนต้นฉบับ ไฟล์ และรายการผิดพลาด

ระบบควรบันทึกว่างานชุดใดผ่านการตรวจโดยใคร เมื่อใด และมีการแก้ไขรายการใด เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

ข้อสรุปสำคัญ: คุณภาพงานสแกนไม่ได้วัดจากความคมชัดเพียงอย่างเดียว แต่ต้องวัดความครบถ้วน ความถูกต้องของ Index และความพร้อมใช้งานในระบบปลายทางด้วย

จ้างสแกนเอกสาร ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลต้องควบคุมอะไรบ้าง

องค์กรต้องประเมินว่าเอกสารมีข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลอ่อนไหว หรือข้อมูลลับทางธุรกิจหรือไม่ แล้วกำหนดมาตรการให้สอดคล้องกับระดับความเสี่ยง

มาตรการที่ควรพิจารณา ได้แก่:

• • จำกัดผู้เข้าถึงพื้นที่และไฟล์ตามหน้าที่
  • บันทึกการรับส่งและสถานะเอกสาร
  • แยกพื้นที่ทำงานสำหรับเอกสารลับ
  • ห้ามใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในพื้นที่ที่กำหนด
  • เข้ารหัสข้อมูลระหว่างรับส่งและจัดเก็บ
  • กำหนดอายุของไฟล์ชั่วคราว
  • ลบข้อมูลออกจากอุปกรณ์หลังส่งมอบ
  • กำหนดวิธีแจ้งและจัดการเหตุข้อมูลรั่วไหล
  • ทำข้อตกลงเรื่องบทบาทและการประมวลผลข้อมูลกับผู้ให้บริการ
  • กำหนดสิทธิ์ตรวจสอบหรือ Audit ไว้ในสัญญา

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดกรอบสำหรับการเก็บรวบรวม ใช้ เปิดเผย และรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้น การส่งเอกสารให้บุคคลภายนอกสแกนไม่ควรถูกมองเป็นเพียงงานขนส่งหรือจัดซื้อทั่วไป แต่เป็นกระบวนการที่ต้องควบคุมการเข้าถึงและการใช้ข้อมูลด้วย สามารถตรวจสอบกฎหมายฉบับเต็มได้จาก พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

จ้างสแกนเอกสาร แล้วทำลายเอกสารต้นฉบับได้หรือไม่

ไม่ควรสรุปว่าเอกสารทุกประเภทสามารถทำลายได้ทันทีหลังสแกน ความสามารถในการใช้ไฟล์แทนต้นฉบับขึ้นอยู่กับกฎหมายเฉพาะ ประเภทเอกสาร ระยะเวลาเก็บรักษา วิธีการแปลง และความน่าเชื่อถือของระบบ

ETDA มีประกาศและข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดทำหรือแปลงเอกสารและข้อความให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งองค์กรควรนำมาประกอบการออกแบบกระบวนการสแกน การควบคุมความครบถ้วน และการรักษาความถูกต้องของข้อมูล

ก่อนอนุมัติการทำลายต้นฉบับ ควรตรวจสอบอย่างน้อยว่า:

1. 1. กฎหมายหรือหน่วยงานกำกับกำหนดให้เก็บต้นฉบับหรือไม่
   2. เอกสารมีข้อพิพาท ภาระผูกพัน หรืออยู่ระหว่าง Audit หรือไม่
   3. ไฟล์ผ่านการตรวจรับและสำรองข้อมูลแล้วหรือไม่
   4. สามารถพิสูจน์ความครบถ้วนและการไม่ถูกแก้ไขได้หรือไม่
   5. มีผู้มีอำนาจอนุมัติการทำลายหรือไม่
   6. มีหลักฐานการทำลายที่ตรวจสอบย้อนหลังได้หรือไม่

องค์กรสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมจาก หลักเกณฑ์การจัดทำหรือแปลงเอกสารเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของ ETDA

ข้อสรุปสำคัญ: การมีไฟล์สแกนไม่ได้หมายความว่าองค์กรมีสิทธิ์ทำลายต้นฉบับโดยอัตโนมัติ ต้องพิจารณากฎหมาย อายุเอกสาร และความน่าเชื่อถือของกระบวนการแปลงร่วมกัน

SO NEXT ช่วยจัดการงานสแกนเอกสารจำนวนมากแบบครบวงจรได้อย่างไร?

SO NEXT เชื่อม บริการการสแกนเอกสาร เข้ากับการออกแบบกระบวนการ OCR การจัดทำดัชนี และระบบจัดเก็บเอกสาร ทำให้องค์กรสามารถวางแผนตั้งแต่เอกสารต้นทางไปจนถึงการใช้งานไฟล์ดิจิทัล

ตามข้อมูลบริการของ SO NEXT รูปแบบการดำเนินงานรองรับทั้ง Onsite และ Offsite พร้อมเทคโนโลยี OCR, DMS และการควบคุมกระบวนการด้านความปลอดภัย โดยหน้าให้บริการระบุถึงการใช้ OCR แบบออฟไลน์และการดำเนินงานภายใต้มาตรฐาน ISO/IEC 27001

ขอบเขตที่องค์กรสามารถหารือร่วมกับทีมงาน ได้แก่:

• • สำรวจประเภทและปริมาณเอกสาร
  • ออกแบบ Workflow ตั้งแต่รับเอกสารถึงส่งมอบ
  • กำหนดรูปแบบไฟล์ OCR และ Metadata
  • วางแผน Onsite, Offsite หรือแบบผสม
  • สแกนและตรวจสอบคุณภาพ
  • เชื่อมข้อมูลเข้ากับ DMS หรือระบบขององค์กร
  • วางแผนงานต่อเนื่องทั้งกระบวนการ ด้วย BPO และ Workflow Automation

หากองค์กรต้องการบริหารเอกสารหลังการสแกน สามารถพิจารณา ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อกำหนดสิทธิ์ ค้นหา และจัดการเอกสารในระยะยาว ส่วนโครงการที่ต้องบริหารกระบวนการและบุคลากรร่วมกันสามารถศึกษารูปแบบ บริการ Business Process Outsourcing เพิ่มเติม