พลิกโฉมองค์กรสู่ยุคดิจิทัล ด้วย ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ปัญหาที่สำนักงานต่างประสบ

เอกสารเก่าๆ กองโต ตู้เก็บไฟล์เต็มไปหมด การค้นหาเอกสารที่ใช้เวลานานชั่วโมง การอนุมัติงบประมาณที่ช้า… ปัญหาเหล่านี้ยากลำบากใช่ไหม?

ในสมัยนี้การทำงานกับเอกสารแบบเก่าๆ มันไม่ค่อยจะปลอดภัย ใช้เวลานานเสียด้วย และยังเสี่ยงที่จะทำให้เอกสารสำคัญหายไปหรือข้อมูลรั่วไหลได้อีกต่างหาก

ถึงเวลาแล้วที่เราต้องเปลี่ยนไปใช้ ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-DMS) ให้ทำงานได้ทันสมัยและรวดเร็วขึ้น

ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-DMS) คือ อะไร ?

หลายคนคิดว่า e-DMS คือเพียงแค่สแกนเอกสารกระดาษเก็บเป็นไฟล์ PDF แต่จริงๆ มันมากกว่านั้นมาก

ลองคิดว่า e-DMS เป็นเหมือน “ห้องสมุดสุดอัจฉริยะสำหรับบริษัท” ที่ทำได้หลายอย่าง ตั้งแต่

- นำเอกสารเข้ามาในระบบ
- เก็บเอกสารแบบป้องกันดี
- จัดหมวดหมู่เอกสารให้เป็นระเบียบ
- กำหนดว่าใครสามารถเห็นเอกสารอะไรได้บ้าง
- ค้นหาเอกสารได้ง่ายๆ
- ติดตามว่าเอกสารเวอร์ชันไหนเป็นเวอร์ชันล่าสุด
- ลบเอกสารเมื่อหมดสัญญาอายุการใช้

ติดต่อเราวันนี้เพื่อทดลองใช้งาน Flow ฟรี!

ทดลองใช้งาน Flow ฟรี 30 วัน ปรึกษาฟรี

ปรึกษาฟรีโทร 090-197-8521

ทำไมต้องใช้ ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ( e-DMS ) ?

การใช้ e-DMS ไม่ใช่แค่เรื่องของการลดกระดาษ แต่เป็นการลงทุนเพื่อให้บริษัทแข่งขันได้ในอนาคต

1. ค้นหาเอกสารได้เร็ว แม่นยำ

ไม่ต้องนั่งขุดเอกสารจากตู้แฟ้มอีกต่อไป e-DMS ที่ดีสามารถค้นหาข้อมูลข้างในไฟล์ได้ เพียงแค่พิมพ์คำค้นหา คุณจะได้เอกสารที่ต้องการในไม่กี่วินาที ประหยัดเวลาเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น

2. ความปลอดภัยมากขึ้น

คุณสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ว่า ใครสามารถดูเอกสาร ใครแก้ไขได้ ใครพิมพ์ได้ ใครแชร์ได้ นอกจากนี้ยังมีบันทึกการใช้งาน ที่บันทึกว่าใครทำอะไรกับเอกสารนั้นๆ เมื่อไหร่ ช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหลและปฏิบัติตามกฎ PDPA ได้

3. ประหยัดเงินและพื้นที่

ไม่ต้องซื้อกระดาษเพิ่ม ไม่ต้องซื้อหมึกพิมพ์ ไม่ต้องเครื่องพิมพ์หลายเครื่องให้ยุ่งวุ่นวาย พื้นที่สำนักงานที่เคยใช้เก็บตู้เอกสารก็สามารถนำไปใช้ประโยชน์อย่างอื่นได้

4. ทำงานร่วมกันได้ง่าย

พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารเวอร์ชันล่าสุดพร้อมกัน ไม่ต้องสับสนว่าใครใช้เอกสารเวอร์ชันเก่า อีกทั้งยังรองรับการทำงานที่บ้าน (Work From Home) หรือทำงานผสม (Hybrid Work) ได้ดี

5. ความปลอดภัยทางธุรกิจ

ถ้าเกิดภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้ หรือน้ำท่วม เอกสารของคุณจะปลอดภัยเพราะเก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์กลาง ไม่ต้องกังวลว่าจะหายหมด

ไม่ใช่แค่เก็บเอกสาร แต่มี ระบบอนุมัติ ด้วย

ระบบ e-DMS ที่ดีไม่ควรเป็นแค่ที่เก็บไฟล์เท่านั้น ต้องช่วยให้ “งานต่างๆ ที่เกี่ยวกับเอกสาร” ไปได้ด้วยตัวเองโดยอัตโนมัติ ผ่าน ระบบ Workflow

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะต้องเดินไปขออนุมัติทีละคน หรือส่งอีเมลมาส่งอีเมลไป ระบบ Workflow จะช่วยตรวจสอบและอนุมัติให้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็น

- อนุมัติใบสั่งซื้อ
- อนุมัติใบลา
- อนุมัติค่าใช้จ่าย
- ตรวจสัญญา

เมื่อเอกสารถูกเก็บในระบบ Workflow ของบริษัท มันจะส่งเอกสารไปยังผู้อนุมัติทีละคนโดยอัตโนมัติ พร้อมส่งการแจ้งเตือน ทำให้ทุกอย่างรวดเร็ว ชัดเจน และตรวจสอบได้

การเปลี่ยนไปใช้ระบบ e-DMS ไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทที่อยากเติบโตและประสบความสำเร็จในยุคดิจิทัล การใช้ระบบ e-DMS ที่สมบูรณ์จะช่วยให้