ไขข้อข้องใจ เอกสารดิจิทัล เก็บแทนตัวจริง ได้ตามกฎหมายจริงหรือ?

หลายบริษัทสงสัยว่าเมื่อเราแปลงเอกสารกระดาษเป็น เอกสารดิจิทัล ในคอมพิวเตอร์แล้ว จะทิ้งเอกสารจริงได้ไหม? และจะผิดกฎหมายไหม?

คำตอบคือ ทำได้! แต่ต้องทำให้ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด

มาดูกันว่าต้องทำอย่างไรบ้าง…

ทำไมต้องเปลี่ยนมาใช้เอกสารดิจิทัล?

ข้อดีที่เห็นได้ชัด

• ประหยัดที่เก็บ – ไม่ต้องมีห้องเก็บเอกสารใหญ่ๆ
• หาง่าย – พิมพ์ชื่อก็หาเจอทันที ไม่ต้องค้นในกองกระดาษ
• ประหยัดเงิน – ไม่ต้องซื้อกระดาษ หมึก เครื่องถ่ายเอกสาร
• เข้าถึงได้ทุกที่ – ดูเอกสารได้จากที่ไหนก็ได้ ผ่านมือถือหรือคอมพิวเตอร์
• ปลอดภัย – ไม่กลัวไฟไหม้ น้ำท่วม หรือแมลงกิน
• ช่วยโลก – ลดการตัดต้นไม้

กฎหมายไทยว่าอย่างไร? เกี่ยวกับ เอกสารดิจิทัล

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 12/1

สรุปง่ายๆ  กฎหมายบอกว่า ” เอกสารดิจิทัล สามารถใช้แทนเอกสารจริงได้” แต่มีเงื่อนไขคือ “ต้องทำให้ถูกวิธี”

ข้อความเต็มของมาตรา 12/1

“ให้นำบทบัญญัติในมาตรา 10 มาตรา 11 และมาตรา 12 มาใช้บังคับกับเอกสารหรือข้อความที่ได้มีการจัดทำหรือแปลงให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในภายหลังด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ และการเก็บรักษาเอกสารและข้อความดังกล่าวด้วยโดยอนุโลม

การจัดทำหรือแปลงเอกสารและข้อความให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามวรรคหนึ่งให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่คณะกรรมการกำหนด”

ความหมายของมาตรา 12/1

1. อนุญาตให้แปลงเอกสาร – เอกสารกระดาษสามารถแปลงเป็นดิจิทัลได้
2. ให้สถานะทางกฎหมายเท่าเทียมกัน – เอกสารดิจิทัลมีผลทางกฎหมายเท่ากับต้นฉบับ
3. ต้องทำตามหลักเกณฑ์ – ต้องปฏิบัติตามที่คณะกรรมการกำหนด

มาตราที่เกี่ยวข้อง

มาตรา 10 – เอกสารต้นฉบับ กำหนดว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้แทนเอกสารต้นฉบับได้ หากมีการรักษาความถูกต้องและสามารถแสดงข้อความได้

มาตรา 11 – พยานหลักฐาน
ห้ามปฏิเสธข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นพยานหลักฐานในกระบวนการพิจารณาตามกฎหมาย

มาตรา 12 – การเก็บรักษา กำหนดหลักเกณฑ์การเก็บรักษาเอกสารในรูปอิเล็กทรอนิกส์ให้สามารถเข้าถึงและใช้งานได้

เงื่อนไขที่ต้องทำให้ครบ เอกสารดิจิทัล

1. วิธีแปลงเอกสารต้องถูกต้อง

• สแกนให้คมชัด – ใช้ความละเอียดสูง (แนะนำ 300 dpi ขึ้นไป)
• เนื้อหาต้องครบ – ห้ามตัดทอนหรือแก้ไขข้อมูล
• อ่านได้ชัดเจน – ตัวหนังสือและรายละเอียดต้องเห็นชัด

2. เลือกรูปแบบไฟล์ที่ดี

• PDF/A – สำหรับเอกสารสำคัญที่ต้องเก็บนาน
• TIFF – สำหรับภาพคุณภาพสูง
• JPG – สำหรับเอกสารทั่วไป (แต่ไม่เหมาะกับเอกสารสำคัญ)

3. เก็บในที่ปลอดภัย

• มีรหัสผ่าน – ป้องกันคนอื่นเข้าดูโดยไม่ได้รับอนุญาต
• สำรองข้อมูล – เก็บสำเนาไว้หลายที่
• ระบบที่เชื่อถือได้ – ใช้โปรแกรมหรือระบบที่มีมาตรฐาน

4. มีการควบคุมและตรวจสอบ

• บันทึกใครเข้าดู – รู้ว่าใครเปิดดูเมื่อไหร่
• ป้องกันแก้ไข – ทำให้ไฟล์ไม่สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ
• ตรวจสอบสม่ำเสมอ – เช็คว่าไฟล์ยังใช้งานได้ดีไหม

ขั้นตอนการทำ (แบบง่ายๆ) เอกสารดิจิทัล

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมการ

1. แยกประเภทเอกสาร – เอกสารไหนสำคัญ เอกสารไหนธรรมดา
2. เช็คกฎหมายเฉพาะ – บางเอกสารอาจมีกฎเพิ่มเติม
3. เตรียมอุปกรณ์ – เครื่องสแกน โปรแกรม ระบบเก็บข้อมูล

ขั้นตอนที่ 2: แปลงเอกสาร

1. สแกนไฟล์ – ใช้ความละเอียดสูง เก็บเป็น PDF หรือ TIFF
2. ตรวจสอบ – เปรียบเทียบไฟล์กับต้นฉบับว่าครบถ้วนไหม
3. ใส่ข้อมูลเพิ่ม – เขียนชื่อไฟล์ วันที่ ประเภทเอกสาร

ขั้นตอนที่ 3: เก็บรักษา

1. อัพโหลดในระบบ – เก็บในโปรแกรมหรือระบบที่ปลอดภัย
2. สำรองข้อมูล – เก็บสำเนาไว้อีกที่
3. กำหนดสิทธิ์ – ใครสามารถดูได้บ้าง

ขั้นตอนที่ 4: ทำลายเอกสารจริง (ถ้าต้องการ)

⚠️ ข้อควรระวัง ควรรอ 3-6 เดือนหลังแปลงแล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าระบบทำงานได้ดี

ประเภทเอกสารที่ทำ เอกสารดิจิทัล ได้

เอกสารที่ทำได้แน่นอน

• สัญญาต่างๆ
• ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี
• เอกสารภายในบริษัท
• รายงานการประชุม
• จดหมายธุรกิจ

เอกสารที่ต้องระวังในการทำเอกสารดิจิทัล

• เอกสารราชการ – อาจมีกฎเฉพาะ
• เอกสารที่กฎหมายกำหนดให้เก็บต้นฉบับ – ต้องเช็คก่อน
• เอกสารที่มีค่าทางประวัติศาสตร์ – ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

จะรู้ได้อย่างไรว่าทำ เอกสารดิจิทัล ถูกแล้ว?

เช็คลิสต์ง่ายๆ

✅ ไฟล์อ่านได้ชัดเจน – ตัวหนังสือและรูปภาพเห็นชัด

✅ เนื้อหาครบถ้วน – ไม่มีหน้าไหนหาย ไม่มีส่วนไหนขาด

✅ เก็บในที่ปลอดภัย – มีรหัสผ่าน มีการสำรองข้อมูล

✅ มีการควบคุม – รู้ว่าใครเข้าดูเมื่อไหร่

✅ ตรวจสอบได้ – ระบบทำงานดี ไฟล์เปิดได้

---

เตือนภัย! สิ่งที่ไม่ควรทำเกี่ยวกับ เอกสารดิจิทัล

❌ อย่าแปลงแล้วไม่เช็ค – อาจมีข้อมูลผิดหรือขาดหาย

❌ อย่าเก็บแค่ที่เดียว – ควรมีสำเนาสำรอง

❌ อย่าใช้รูปแบบไฟล์แปลกๆ – เลือกที่เป็นมาตรฐาน

❌ อย่าทิ้งเอกสารจริงทันที – รอให้แน่ใจก่อนว่าระบบทำงานดี

❌ อย่าลืมกฎหมายพิเศษ – เอกสารบางประเภทอาจมีกฎเพิ่มเติม

สรุป

ทำได้ – กฎหมายอนุญาตให้เก็บเอกสารดิจิทัลแทนกระดาษ

ต้องทำให้ถูก – ตามหลักเกณฑ์ที่ ETDA กำหนด

ประหยัดและคุ้มค่า – ในระยะยาวจะได้ประโยชน์มาก

เริ่มง่ายๆ ได้ – ไม่จำเป็นต้องทำทั้งหมดในครั้งเดียว

SO NEXT ยินดีให้คำแนะนำ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้เลยที่ [email protected] เบอร์ 0901978521 หรือ LINE Official @SONEXT

ถาม-ตอบ คำถามที่คนส่วนใหญ่สงสัย