Transform Your Organization for the Digital Age with an Electronic Document Management System

ปัญหาที่สำนักงานต่างประสบ

เอกสารเก่าๆ กองโต ตู้เก็บไฟล์เต็มไปหมด การค้นหาเอกสารที่ใช้เวลานานชั่วโมง การอนุมัติงบประมาณที่ช้า… ปัญหาเหล่านี้ยากลำบากใช่ไหม?

ในสมัยนี้การทำงานกับเอกสารแบบเก่าๆ มันไม่ค่อยจะปลอดภัย ใช้เวลานานเสียด้วย และยังเสี่ยงที่จะทำให้เอกสารสำคัญหายไปหรือข้อมูลรั่วไหลได้อีกต่างหาก

ถึงเวลาแล้วที่เราต้องเปลี่ยนไปใช้ ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-DMS) ให้ทำงานได้ทันสมัยและรวดเร็วขึ้น

ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-DMS) คือ อะไร ?

หลายคนคิดว่า e-DMS คือเพียงแค่สแกนเอกสารกระดาษเก็บเป็นไฟล์ PDF แต่จริงๆ มันมากกว่านั้นมาก

ลองคิดว่า e-DMS เป็นเหมือน “ห้องสมุดสุดอัจฉริยะสำหรับบริษัท” ที่ทำได้หลายอย่าง ตั้งแต่

• • นำเอกสารเข้ามาในระบบ
  • เก็บเอกสารแบบป้องกันดี
  • จัดหมวดหมู่เอกสารให้เป็นระเบียบ
  • กำหนดว่าใครสามารถเห็นเอกสารอะไรได้บ้าง
  • ค้นหาเอกสารได้ง่ายๆ
  • ติดตามว่าเอกสารเวอร์ชันไหนเป็นเวอร์ชันล่าสุด
  • ลบเอกสารเมื่อหมดสัญญาอายุการใช้

ทำไมต้องใช้ ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ( e-DMS ) ?

การใช้ e-DMS ไม่ใช่แค่เรื่องของการลดกระดาษ แต่เป็นการลงทุนเพื่อให้บริษัทแข่งขันได้ในอนาคต

1. ค้นหาเอกสารได้เร็ว แม่นยำ

ไม่ต้องนั่งขุดเอกสารจากตู้แฟ้มอีกต่อไป e-DMS ที่ดีสามารถค้นหาข้อมูลข้างในไฟล์ได้ เพียงแค่พิมพ์คำค้นหา คุณจะได้เอกสารที่ต้องการในไม่กี่วินาที ประหยัดเวลาเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น

2. ความปลอดภัยมากขึ้น

คุณสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ว่า ใครสามารถดูเอกสาร ใครแก้ไขได้ ใครพิมพ์ได้ ใครแชร์ได้ นอกจากนี้ยังมีบันทึกการใช้งาน ที่บันทึกว่าใครทำอะไรกับเอกสารนั้นๆ เมื่อไหร่ ช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหลและปฏิบัติตามกฎ PDPA ได้

3. ประหยัดเงินและพื้นที่

ไม่ต้องซื้อกระดาษเพิ่ม ไม่ต้องซื้อหมึกพิมพ์ ไม่ต้องเครื่องพิมพ์หลายเครื่องให้ยุ่งวุ่นวาย พื้นที่สำนักงานที่เคยใช้เก็บตู้เอกสารก็สามารถนำไปใช้ประโยชน์อย่างอื่นได้

4. ทำงานร่วมกันได้ง่าย

พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารเวอร์ชันล่าสุดพร้อมกัน ไม่ต้องสับสนว่าใครใช้เอกสารเวอร์ชันเก่า อีกทั้งยังรองรับการทำงานที่บ้าน (Work From Home) หรือทำงานผสม (Hybrid Work) ได้ดี

5. ความปลอดภัยทางธุรกิจ

ถ้าเกิดภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้ หรือน้ำท่วม เอกสารของคุณจะปลอดภัยเพราะเก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์กลาง ไม่ต้องกังวลว่าจะหายหมด

ไม่ใช่แค่เก็บเอกสาร แต่มี ระบบอนุมัติ ด้วย

ระบบ e-DMS ที่ดีไม่ควรเป็นแค่ที่เก็บไฟล์เท่านั้น ต้องช่วยให้ “งานต่างๆ ที่เกี่ยวกับเอกสาร” ไปได้ด้วยตัวเองโดยอัตโนมัติ ผ่าน ระบบ Workflow

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะต้องเดินไปขออนุมัติทีละคน หรือส่งอีเมลมาส่งอีเมลไป ระบบ Workflow จะช่วยตรวจสอบและอนุมัติให้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็น

• • อนุมัติใบสั่งซื้อ
  • อนุมัติใบลา
  • อนุมัติค่าใช้จ่าย
  • ตรวจสัญญา

เมื่อเอกสารถูกเก็บในระบบ Workflow ของบริษัท มันจะส่งเอกสารไปยังผู้อนุมัติทีละคนโดยอัตโนมัติ พร้อมส่งการแจ้งเตือน ทำให้ทุกอย่างรวดเร็ว ชัดเจน และตรวจสอบได้

Put an end to all your paperwork hassles in one place

Sign up for a 30-day free trial with full access to all features—no strings attached.

  Starting at just ฿ 6,500 per month
  Buy it and use it throughout the entire organization.
 Submit documents for approval from anywhere
 No need to go through the hassle of dealing with paperwork

Please enable JavaScript in your browser to complete this form.

Checkboxes เบอร์โทรติดต่อ ชื่อ

Name *

First

Last

Email *

Contact number *

Name *

Checkboxes *

• Your information will be used solely for follow-up purposes. You have the right to access, correct, or delete your information at any time. By submitting your information, you agree to our Privacy Policy [link].

30-Day Free Trial

SO NEXT is happy to offer advice. Feel free to contact us for more information at [email protected], by phone at0901978521, or via our official LINE account @SONEXT.